Ersatzbeleg-Generator

Worum es geht

Ohne Beleg keine Buchung – der Grundsatz gilt, aber er kennt eine Ausnahme. Wenn ein Beleg verloren gegangen ist oder es nie einen gab (Trinkgeld, Parkautomat ohne Quittung, Automatenkauf), können Sie einen Eigenbeleg ausstellen.

Damit er anerkannt wird, muss er bestimmte Angaben enthalten: Zahlungsempfänger, Art der Aufwendung, Datum, Betrag, Grund für den fehlenden Originalbeleg und Ihre Unterschrift. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt den Abzug streichen.

Wichtig zur Einordnung: Eigenbelege sind für Ausnahmefälle gedacht, nicht für den Regelbetrieb. Häufen sie sich, wird die Betriebsprüfung aufmerksam. Und bei Vorsteuer gilt eine Einschränkung – dazu unten mehr.

Wann ein Eigenbeleg trägt – und wann nicht

Anerkannt wird ein Eigenbeleg typischerweise dort, wo es realistischerweise keinen Beleg geben kann oder er nachweislich verloren ging: Parkautomaten ohne Quittung, Trinkgelder, Automatenkäufe, Münzeinwurf an der Waschanlage, kleinere Auslagen auf Reisen.

Kritisch wird es bei größeren Beträgen, bei regelmäßig wiederkehrenden Positionen und immer dann, wenn der Lieferant bekannt ist und eine Zweitschrift ausstellen könnte. Ein Eigenbeleg über eine vierstellige Summe an einen namentlich bekannten Händler wird in der Betriebsprüfung Fragen auslösen – zu Recht.

Praktischer Rat aus der täglichen Arbeit: Schreiben Sie den Grund für den fehlenden Originalbeleg konkret auf („Quittung am Parkautomat nicht ausgegeben"), nicht pauschal („Beleg fehlt"). Und erstellen Sie den Eigenbeleg zeitnah, nicht im Januar für das ganze Vorjahr – das Datum der Erstellung ist erkennbar.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?

In aller Regel nicht. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer voraus; ein selbst erstellter Beleg erfüllt das nicht. Als Betriebsausgabe ist der Bruttobetrag dagegen abziehbar. Fordern Sie bei größeren Beträgen lieber eine Zweitschrift beim Lieferanten an.

Gibt es eine Betragsgrenze?

Keine gesetzlich festgeschriebene, aber eine praktische: Je höher der Betrag, desto kritischer wird ein Eigenbeleg gesehen. Bei Kleinbeträgen wie Parkgebühren ist er unproblematisch, bei vierstelligen Summen sollten Sie ernsthaft versuchen, den Originalbeleg zu beschaffen.

Wie reiche ich den Eigenbeleg bei Ihnen ein?

Wie jeden anderen Beleg über Ihren persönlichen Belegbereich – heruntergeladen, unterschrieben und abfotografiert oder als PDF. Wir buchen ihn und archivieren ihn revisionssicher mit.

Worum es geht

Wann ein Eigenbeleg trägt – und wann nicht

Gut zu wissen

Passend dazu

Lieber gleich abgeben?