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Selbst machen oder auslagern?

Die ehrliche Rechnung: eigene Arbeitszeit, Personalkosten, Software und Ausfallrisiko gegen einen Festpreis.

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Worum es geht

Die Frage wird meist falsch gestellt. Verglichen wird der Preis eines Dienstleisters mit dem Gehalt einer Hilfskraft – dabei fehlen auf der einen Seite die eigene Arbeitszeit und auf der anderen die Nebenkosten.

Vollständig gerechnet gehören auf die Seite „selbst machen": Bruttogehalt plus rund 21 % Arbeitgeberanteile, Softwarelizenzen, Einarbeitung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung – und die Stunden, die Sie selbst mit Belegsortierung verbringen. Acht Stunden im Monat sind fast 100 Stunden im Jahr, die anderswo fehlen.

Auf der Seite „auslagern" steht bei uns ein Festpreis: Grundgebühr, Mitarbeiter- und Buchungsstaffel, keine Mindestlaufzeit. Was dabei herauskommt, hängt von Ihren Zahlen ab – deshalb rechnen Sie hier selbst statt einer Beispielrechnung zu glauben.

Die Posten, die in Vergleichen meistens fehlen

Der häufigste Fehler beim Vergleich ist, das Bruttogehalt gegen den Dienstleisterpreis zu stellen. Dazwischen liegen rund 21 % Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen U1 und U2, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie die Softwarelizenz.

Der zweite blinde Fleck ist das Ausfallrisiko. Lohnabrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung sind terminbehaftet: Fällt die zuständige Person im falschen Moment aus, drohen Verspätungszuschläge und Ärger mit Mitarbeitern. Bei einem Dienstleister ist die Vertretung Teil der Leistung, nicht Ihr Problem.

Der dritte ist Ihre eigene Zeit. Sie taucht in keiner Rechnung auf und wird deshalb mit null bewertet – obwohl sie das Teuerste im ganzen Vergleich ist. Setzen Sie im Rechner ruhig Ihren eigenen Stundensatz ein und sehen Sie, was dabei herauskommt.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Ab welcher Größe lohnt sich Auslagern?
Praktisch ab dem ersten Mitarbeiter, weil unser Modell keine Mindestabnahme kennt. Der Effekt ist am deutlichsten dort, wo eine eigene Kraft nicht ausgelastet wäre: Ein Minijob kostet 2026 mit Abgaben rund 790 € im Monat und deckt nur etwa 43 Stunden ab – ab 2027 steigt der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung, dann sind es rund 860 €.
Was ist mit der Kontrolle über die eigenen Zahlen?
Die bleibt bei Ihnen. Sie sehen monatlich Ihre BWA und haben jederzeit Zugriff auf alle Auswertungen – meist aktueller als bei quartalsweiser Abgabe an den Steuerberater. Ausgelagert wird die Arbeit, nicht die Übersicht.
Was kostet der Wechsel einmalig?
Im Standardfall 49 € Grundeinrichtung der Finanzbuchhaltung, 15 € Firmenstammdaten für den Lohn und 15 € je Mitarbeiter. Bei einem Wechsel kommen 99 € für die Datenübernahme per DATEV-Export dazu. Alles im Preisrechner nachvollziehbar.

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