Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtung: eine Vorlage, die alles erfasst, was für die steuerfreie Erstattung nötig ist.
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Reisekosten dürfen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfrei erstatten – aber nur innerhalb der gesetzlichen Pauschalen und nur, wenn die Abwesenheitszeiten dokumentiert sind. Fehlt die Dokumentation, wird aus der steuerfreien Erstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der Abwesenheitsdauer, mit einem reduzierten Satz für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Übernachtungskosten sind gegen Beleg in tatsächlicher Höhe erstattungsfähig. Bei Fahrten mit dem privaten Pkw gilt die Kilometerpauschale.
Diese Vorlage erfasst alles in einer Datei je Mitarbeiter und Monat. Ausgefüllt reichen Sie sie zusammen mit den Bewegungsdaten für den Lohn ein – wir rechnen die Erstattung in der Lohnabrechnung ab und weisen sie korrekt als steuerfrei aus.
Der Verpflegungsmehraufwand hängt allein an der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – nicht an tatsächlichen Ausgaben. Belege für Essen brauchen Sie dafür nicht, wohl aber eine nachvollziehbare Aufzeichnung der Zeiten. Bei mehrtägigen Reisen gilt für An- und Abreisetag ein reduzierter Satz, unabhängig von der Stundenzahl.
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten – etwa Frühstück im Hotelpreis oder ein Geschäftsessen – wird die Pauschale gekürzt. Diese Kürzung wird in der Praxis regelmäßig vergessen und ist ein Standardpunkt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen.
Sie dürfen mehr erstatten als die Pauschalen. Der übersteigende Teil ist dann steuerpflichtig, kann aber bis zur doppelten Höhe der Pauschale mit 25 % pauschal versteuert werden – oft günstiger als die individuelle Versteuerung beim Mitarbeiter. Ob sich das lohnt, rechnen wir im Einzelfall durch.
