Ob Lexware, sevDesk, DATEV oder Excel: Der Wechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern daran, dass die alten Daten nicht sauber herauskommen. Hier steht, worauf es ankommt – und wann sich die Softwarefrage für Sie ganz erledigt.
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Entscheidend ist nicht, was die neue Software kann, sondern was die alte herausgibt. Ein sauberer DATEV-Export mit Sachkonten, Personenkonten und Buchungen ist der Standard, an dem sich jedes System messen lassen muss.
Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Debitoren- und Kreditorennummern, offene Posten: Wird hier geschludert, stimmen die Summen im neuen System nicht mehr mit dem alten überein – und das fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.
Die unbequeme Frage: Muss Ihr Unternehmen überhaupt eine Buchhaltungssoftware betreiben? Wenn wir die laufende Buchhaltung übernehmen, entfallen Lizenz, Updates und Einarbeitung vollständig.
Ein Softwarewechsel wird meist unterschätzt. Die Installation ist schnell erledigt, aber der Aufwand steckt in der Datenübernahme, im Einrichten des Kontenrahmens und in der Kontrolle, ob die übernommenen Salden mit dem alten System übereinstimmen. Dazu kommt die Einarbeitung – und zwar nicht nur Ihre, sondern die aller Beteiligten.
Deshalb lohnt sich vor dem Wechsel eine ehrliche Zwischenfrage: Wollen Sie eine bessere Software, oder wollen Sie eigentlich weniger mit Buchhaltung zu tun haben? Im zweiten Fall ist der Wechsel des Dienstleisters der direktere Weg – und er kostet Sie einmalig 99 € Datenübernahme statt Lizenzgebühren Jahr für Jahr.
Erstens der Sachkontenstamm: Er enthält Ihren Kontenrahmen samt aller individuell angelegten Konten. Zweitens die Personenkonten – Debitoren und Kreditoren mit Nummern, Namen und Zahlungsbedingungen. Drittens die Buchungssätze des laufenden Jahres, idealerweise ab Jahresbeginn.
Viertens die offenen Posten zum Stichtag: Welche Ausgangsrechnungen sind noch nicht bezahlt, welche Eingangsrechnungen noch offen? Ohne diese Liste startet das neue System blind, und Ihre Mahnungen und Zahlungen stimmen für Monate nicht.
Fünftens die Anlagenbuchhaltung, falls vorhanden: Anschaffungswerte, Anschaffungsdaten, bisherige Abschreibungen und Restbuchwerte. Dieser Punkt wird beim Wechsel am häufigsten vergessen und ist am aufwendigsten nachzuarbeiten.
Der häufigste Fehler ist ein Wechsel ohne Stichtag. Wenn parallel noch im alten System gebucht wird, während das neue schon läuft, entstehen Lücken und Doppelerfassungen, die sich später nur mit erheblichem Aufwand auflösen lassen. Legen Sie deshalb einen Tag fest, ab dem ausschließlich im neuen System gebucht wird.
Der zweitteuerste Fehler ist ein Export im falschen Format. Ein PDF-Ausdruck Ihrer Buchungen ist kein Export – daraus lässt sich nichts übernehmen. Bestehen Sie auf einem maschinenlesbaren Format; der DATEV-Standard ist branchenüblich und wird von praktisch jeder Software unterstützt.
Der dritte Fehler ist fehlende Abstimmung: Nach der Übernahme müssen die Summen- und Saldenliste im neuen System mit der des alten übereinstimmen. Diese Kontrolle dauert eine halbe Stunde und erspart im Zweifel Wochen der Fehlersuche.
Buchhaltungssoftware zu betreiben ist kein Selbstzweck. Sie zahlen Lizenzgebühren, halten Updates nach, arbeiten sich in neue Versionen ein und tragen die Verantwortung dafür, dass die Einstellungen stimmen – Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Nummernkreise.
Geben Sie die laufende Buchhaltung ab, entfällt dieser gesamte Block. Wir arbeiten mit Agenda, einer in deutschen Steuerkanzleien etablierten Lösung, und Sie greifen lediglich über Ihre Portalzugänge darauf zu. Keine Lizenz, keine Installation, keine Versionswechsel.
Für Sie bleibt genau ein Arbeitsschritt: Belege einreichen. Was danach passiert – Erfassung, Kontierung, Prüfung, Auswertung – liegt bei uns. Und wenn Sie später doch wieder selbst buchen wollen, bekommen Sie Ihre Daten selbstverständlich als DATEV-Export zurück.
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