Gute Buchhaltung · by Digitally Done

Ab 2027 müssen Ihre Entgeltunterlagen elektronisch sein.

Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Danach gibt es keine Befreiung mehr – für jeden Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Branche.

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Was sich ändert

§ 8 der Beitragsverfahrensverordnung verlangt ab dem 1. Januar 2027 die elektronische Führung der Entgeltunterlagen. Bisher konnten sich Betriebe auf Antrag befreien lassen – diese Möglichkeit entfällt.

Was „elektronisch“ bedeutet

Nicht: PDFs in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk. Verlangt sind strukturierte, maschinell auswertbare und revisionssichere Unterlagen. Ein Scan-Archiv erfüllt das in der Regel nicht.

Für wen es gilt

Für jeden Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Rechtsform, Branche und Mitarbeiterzahl. Auch der Betrieb mit drei Minijobbern ist betroffen.

Der Termin wirkt weit weg, ist es aber nicht: Wer erst im Dezember 2026 anfängt, muss Stammdaten, Bescheinigungen, Arbeitsverträge und Nachweise aus Papierakten übertragen – und zwar strukturiert, nicht als Sammelscan. Betriebe mit zweistelliger Mitarbeiterzahl sollten dafür Wochen einplanen, nicht Tage.

Wer die Lohnabrechnung ohnehin bei uns führt, muss nichts weiter tun: Die digitale Personalakte ist BVV-konform und in der Lohnbuchhaltung enthalten. Wer woanders abrechnet, kann sie einzeln nutzen – 3 € je Mitarbeiter und Monat, Einrichtung 15 € je Mitarbeiter.

Was bis Ende 2026 zu tun ist

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen wo, in welcher Form, und wer pflegt sie? In vielen Betrieben verteilen sich Entgeltunterlagen auf Papierordner, ein Laufwerk und das Lohnprogramm – diese Dreiteilung ist genau das, was ab 2027 nicht mehr trägt.

Der zweite Schritt ist die Entscheidung, ob Sie selbst ein System aufbauen oder die Lohnabrechnung samt Aktenführung abgeben. Ein eigenes System bedeutet Auswahl, Einrichtung, Migration der Altunterlagen und die dauerhafte Verantwortung für Revisionssicherheit und Zugriffsrechte.

Der dritte Schritt ist die Migration. Sie ist der Aufwandstreiber: Bestehende Personalakten müssen strukturiert übernommen werden, nicht als Sammelscan. Wer das im Dezember 2026 anfängt, wird es nicht rechtzeitig fertig.

Warum das auch ohne Pflicht sinnvoll wäre

Der praktische Gewinn zeigt sich bei jeder Prüfung und bei jedem Personalwechsel: Eine Bescheinigung, die sonst im Ordner gesucht wird, ist in Sekunden gefunden. Auskunftsersuchen von Krankenkassen oder der Rentenversicherung lassen sich beantworten, ohne den Aktenschrank zu durchsuchen.

Dazu kommt der Datenschutz. Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten – Gesundheitsangaben, Pfändungen, Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer. Ein Ordner im Büroschrank ist dafür selten die bessere Lösung als ein System mit dokumentierten Zugriffsrechten.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Reicht es, wenn wir alles einscannen und als PDF ablegen?

In aller Regel nicht. Die Anforderung lautet strukturiert und maschinell auswertbar – ein Ordner voller PDFs erfüllt das nicht, weil die Unterlagen nicht gezielt ausgewertet werden können. Entscheidend sind Struktur, Revisionssicherheit und ein nachvollziehbares Verfahren.

Welche Unterlagen sind überhaupt betroffen?

Alle Entgeltunterlagen im Sinne der BVV: Angaben zur Person, Arbeitsverträge und Änderungen, Nachweise zur Sozialversicherung, Bescheinigungen, Unterlagen zu Beitragsberechnung und Beitragsnachweisen sowie Nachweise über Sonderzahlungen. Im Zweifel gehört eher mehr als weniger dazu.

Was passiert, wenn wir es nicht umsetzen?

Die Prüfung erfolgt durch den Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte Unterlagen führen im schlechtesten Fall zu Beitragsschätzungen – und Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.

Ist die digitale Personalakte bei Ihnen inklusive?

In Kombination mit unserer Lohnbuchhaltung ja, ohne Aufpreis. Wenn Sie die Löhne woanders abrechnen, gibt es sie einzeln für 3 € je Mitarbeiter und Monat, die Einrichtung kostet 15 € je Mitarbeiter.

Übernehmen Sie auch unsere bestehenden Papierakten?

Ja, das ist Teil der Einrichtung. Den Aufwand schätzen wir vorher anhand von Mitarbeiterzahl und Aktenumfang ab – unstrukturierte Unterlagen rechnen wir mit 59 € je Stunde ab, immer nach vorheriger Abstimmung.