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E-Rechnung: Was wann für Sie gilt.

Empfangen müssen Sie längst. Ausstellen wird gestaffelt Pflicht – der Termin hängt an Ihrem Vorjahresumsatz.

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Empfangen: seit 1. Januar 2025

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen anderer inländischer Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist – sie gilt bereits.

Ausstellen ab 2027

Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss inländische B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch ausstellen. Darunter bleibt Papier oder PDF bis Ende 2027 zulässig – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2028 für alle

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz für alle inländischen B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Ausstellen befreit – empfangen müssen auch sie.

Der häufigste Irrtum: Eine als PDF verschickte Rechnung ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturiertes Format, das maschinell ausgewertet werden kann – XRechnung als reines XML oder ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Ein eingescanntes Papierdokument erfüllt die Anforderung nicht, ein hübsch gestaltetes PDF ebenso wenig.

Für die Aufbewahrung zählt der strukturierte Datensatz, nicht die lesbare Darstellung. Wer eine XRechnung nur ausdruckt und abheftet, hat sie formal nicht ordnungsgemäß archiviert. Wenn Sie prüfen wollen, was in einer erhaltenen E-Rechnung steht, nutzen Sie unseren XRechnung-Viewer – er läuft vollständig in Ihrem Browser.

Was Sie konkret vorbereiten sollten

Für den Empfang genügt formal wenig – eine Adresse, an die E-Rechnungen gehen, und die Fähigkeit, das Format zu lesen und revisionssicher abzulegen. Praktisch lohnt es sich, dafür einen eigenen Eingang festzulegen, statt E-Rechnungen im allgemeinen Postfach untergehen zu lassen.

Für das Ausstellen brauchen Sie ein System, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihr Rechnungsprogramm das kann – und ob die Stammdaten vollständig sind: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, korrekte USt-IdNr., eindeutige Artikel- und Steuerkennzeichen.

Der unterschätzte Teil ist die Datenqualität. Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft; was bei einer PDF-Rechnung noch durchgeht, führt hier zur Ablehnung. Wer heute schon sauber stammdatenpflegt, hat 2027 kein Projekt, sondern eine Umstellung.

Wie wir E-Rechnungen verarbeiten

Für Sie ändert sich am Weg nichts: E-Rechnungen reichen Sie ein wie jeden anderen Beleg. Der Unterschied liegt darin, was danach passiert – wir lesen den strukturierten Datensatz direkt aus, statt ihn wie ein Bild interpretieren zu müssen. Das ist der Teil der Automatisierung, der wirklich zuverlässig funktioniert.

Archiviert wird das Original, also der strukturierte Datensatz, nicht ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Das ist die Anforderung, an der selbst gebaute Ablagen regelmäßig scheitern.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Reicht eine E-Mail-Adresse, um E-Rechnungen zu empfangen?

Technisch ja – die Pflicht verlangt keinen speziellen Kanal. Sie müssen die Rechnung aber auch verarbeiten und revisionssicher aufbewahren können. Wer Belege ohnehin digital einreicht, hat das Thema damit erledigt.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Regelung betrifft inländische Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland sind nicht erfasst – auch wenn eine einheitliche Lösung im Betrieb meist einfacher ist als zwei Wege.

Was ist mit Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen?

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Fahrausweise gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht. Sie dürfen weiter in Papierform oder als einfaches PDF ausgestellt werden.

Wir bekommen schon E-Rechnungen, können sie aber nicht lesen. Was nun?

Kurzfristig hilft unser kostenloser XRechnung-Viewer, der die Datei im Browser lesbar macht, ohne sie hochzuladen. Dauerhaft gehört das in die Belegverarbeitung – wenn wir Ihre Buchhaltung führen, lesen wir den Datensatz direkt aus.

Zählt das Datum der Rechnung oder des Umsatzes für die Fristen?

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung beziehungsweise der Rechnungsausstellung im jeweiligen Zeitraum. Für die Umsatzgrenze von 800.000 € ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres entscheidend.