Belege fotografieren oder hochladen – den Rest erledigen wir. Digitale Buchhaltung heißt: kein Papier, kein Pendelordner, keine Zettelwirtschaft. Nur aktuelle Zahlen, jederzeit verfügbar.
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Rechnung abfotografieren oder als PDF hochladen – die Texterkennung liest die Daten aus, wir buchen laufend. Mehr müssen Sie nicht tun.
Jeder Beleg wird revisionssicher digital archiviert und ist in Sekunden auffindbar – auch bei der Betriebsprüfung.
Monatliche BWA, Summen- und Saldenlisten und offene Posten – Sie wissen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Der Umstieg ist einfacher, als viele denken: Sie erhalten von uns digitale Zugänge, laden Ihre Belege hoch, und wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle als befugter Buchhalter nach § 6 Nr. 4 StBerG. Bestehende Daten übernehmen wir per DATEV-Export von Ihrem bisherigen Steuerberater oder Buchhaltungsbüro – im Standardfall für einmalig 99 €.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird digital: Wir bereiten sie vollständig vor, Sie prüfen und übermitteln sie mit einem Klick direkt an Ihr Finanzamt. Und ab dem 1. Januar 2027 sind elektronisch geführte Entgeltunterlagen ohnehin Pflicht – wer jetzt digitalisiert, ist der Betriebsprüfung einen Schritt voraus.
Der Unterschied zur klassischen Buchhaltung liegt nicht in der Software, sondern im Weg, den ein Beleg nimmt. Klassisch wandert die Rechnung in einen Ordner, der Ordner einmal im Monat oder Quartal zum Steuerberater, und die Zahlen sind fertig, wenn der Monat längst vorbei ist. Digital reichen Sie den Beleg an dem Tag ein, an dem er entsteht – abfotografiert oder als PDF. Die Auswertung ist damit kein Rückblick auf ein abgeschlossenes Quartal mehr, sondern ein aktuelles Bild.
Praktisch heißt das: Sie sehen offene Posten, bevor sie zu Mahnungen werden, Sie kennen Ihre Umsatzsteuerlast vor dem Abgabetermin, und Sie können eine Investitionsentscheidung mit den Zahlen des Vormonats treffen statt mit denen vom letzten Halbjahr. Für die Bank oder einen Förderantrag haben Sie eine aktuelle BWA griffbereit, statt sie erst anfordern zu müssen.
Der zweite Unterschied ist die Suche. Ein digital archivierter Beleg ist in Sekunden gefunden – über Betrag, Datum, Lieferant oder Rechnungsnummer. Wer schon einmal in einer Betriebsprüfung einen zwei Jahre alten Beleg aus einem Papierarchiv gesucht hat, weiß, wie viel das wert ist.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) klingen nach einer Hürde, sind in der Praxis aber vor allem eine Anforderung an Nachvollziehbarkeit. Entscheidend sind drei Dinge: Ein Beleg muss unveränderbar gespeichert sein, jede Änderung an einer Buchung muss nachvollziehbar bleiben, und das Verfahren muss dokumentiert sein.
Das Gebot der Unveränderbarkeit erfüllt die revisionssichere Archivierung, die bei uns automatisch mitläuft. Die Nachvollziehbarkeit sichert das Buchungssystem, das jede Korrektur protokolliert, statt sie zu überschreiben. Bleibt die Verfahrensdokumentation – eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, eingereicht und verarbeitet werden. Die stellen wir Ihnen für den von uns betreuten Teil zur Verfügung.
Wichtig für den Alltag: Papierbelege dürfen Sie nach dem ersetzenden Scannen in der Regel vernichten, wenn der Scanvorgang dokumentiert ist. Ausnahmen gibt es bei Dokumenten, die im Original aufbewahrungspflichtig sind, etwa Jahresabschlüsse oder notarielle Urkunden. Im Zweifel klären wir das gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie etwas wegwerfen.
Ein Wechsel mitten im Jahr ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wir übernehmen die bisherigen Daten des laufenden Jahres per DATEV-Export – Sachkonten, Personenkonten und Buchungen. Ihr bisheriger Steuerberater oder Ihr bisheriges Buchhaltungsbüro ist zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet; die Anforderung formulieren wir auf Wunsch für Sie.
Danach richten wir Ihren Kontenrahmen ein (SKR 03 oder SKR 04, je nach bisheriger Führung), legen Ihre Stammdaten an und schalten Ihre Zugänge frei. Ab dem vereinbarten Startmonat buchen wir laufend. Ihre alten Papierordner bleiben, wo sie sind – Sie müssen nichts nachscannen.
Die Datenübernahme kostet im Standardfall einmalig 99 €, die Grundeinrichtung der Finanzbuchhaltung inklusive Firmenstammdaten 49 €. Liegen Altdaten nur unstrukturiert vor, rechnen wir den Mehraufwand transparent mit 59 € je Stunde ab – nach vorheriger Abstimmung, nie ungefragt.
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