Die meisten Unternehmer schauen auf die letzte Zeile. Die aussagekräftigen stehen weiter oben.
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Umsatzerlöse plus Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen. Der Umsatz allein sagt bei Betrieben mit Lager oder angefangenen Arbeiten wenig aus.
Gesamtleistung minus Material- und Wareneinsatz. Die Kennzahl, an der Sie sehen, ob Ihre Kalkulation trägt – und die Sie mit Vormonat und Vorjahr vergleichen sollten.
Rohertrag minus Personal-, Raum- und sonstige Kosten. Das ist Ihr operatives Ergebnis, bevor Zinsen und neutrale Posten dazukommen.
Der häufigste Denkfehler: die BWA mit dem Jahresabschluss zu verwechseln. Sie ist eine unterjährige Auswertung auf Basis der laufenden Buchungen – ohne Abschreibungsplan, ohne Rückstellungen, ohne Bewertung der Bestände zum Stichtag. Deshalb heißt die letzte Zeile „vorläufiges Ergebnis“, und deshalb weicht sie vom späteren Abschluss regelmäßig ab. Das ist kein Fehler, sondern Konstruktion.
Damit die BWA trotzdem aussagekräftig ist, buchen wir kalkulatorische Abschreibungen unterjährig mit und stimmen die Bestände ab, wo Sie uns Zahlen liefern können. Und wir schauen auf die Entwicklung, nicht auf den einzelnen Monat: Ein Monat mit hohem Wareneinkauf sieht schlecht aus, ohne es zu sein. Der Vergleich mit Vormonat, Vorjahresmonat und kumuliertem Jahreswert ist die eigentliche Information.
Ein Rohertrag, der von Monat zu Monat um mehr als ein paar Prozentpunkte schwankt, hat fast immer eine buchhalterische Ursache: Wareneinkäufe, die in den falschen Monat fallen, fehlende Eingangsrechnungen oder Bestandsveränderungen, die nicht erfasst wurden. Bevor Sie an Ihrer Kalkulation zweifeln, lohnt der Blick auf die Buchungen.
Personalkosten, die sich sprunghaft ändern, ohne dass jemand ein- oder ausgetreten ist, deuten auf Sonderzahlungen, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder auf Nachzahlungen aus einer Prüfung hin. Solche Einmaleffekte sollten Sie beim Monatsvergleich herausrechnen, sonst führen sie zu Fehlschlüssen.
Und wenn das vorläufige Ergebnis über Monate deutlich besser aussieht als das, was am Jahresende herauskommt, fehlen meist die unterjährigen Abschreibungen. Das ist der Punkt, an dem eine BWA aus reiner Belegbuchung von einer betreuten BWA abweicht – und der Grund, warum wir sie mitbuchen.
Die Summen- und Saldenliste zeigt jedes Konto mit Bewegung und Saldo. Sie ist unbequemer zu lesen als die BWA, aber sie beantwortet die Frage, wo eine Zahl herkommt – und sie ist das, was Ihr Steuerberater für den Abschluss braucht.
Die offene Postenliste trennt nach Debitoren und Kreditoren: Wer schuldet Ihnen Geld, seit wann, und was schulden Sie selbst. Für viele Betriebe ist sie die wichtigere Auswertung, weil daraus die Mahnungen folgen – ein Kunde, der 90 Tage überfällig ist, wird selten von allein zahlen.
Auf Wunsch richten wir Kostenstellen ein: je Filiale, je Baustelle, je Projekt. Der Aufwand entsteht einmal bei der Einrichtung, der Nutzen läuft jeden Monat mit. Gerade bei mehreren Standorten ist das der Unterschied zwischen „läuft insgesamt" und „wissen, welcher Standort trägt".
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