Gute Buchhaltung · by Digitally Done

Lohnbuchhaltung auslagern: ab 10 € je Mitarbeiter.

Terminbehaftet, fehleranfällig und rechtlich heikel – und trotzdem in vielen Betrieben Nebenbeschäftigung einer einzelnen Person. Genau das ist das Risiko.

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Was enthalten ist

Abrechnung, alle Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt, Bescheinigungen, AAG-Erstattungsanträge und das digitale Personal-Portal für Ihre Mitarbeiter.

Was es kostet

10 € je Mitarbeiter und Monat, ab 20 Mitarbeitern 9 €, ab 50 nur noch 8 €. Dazu 10 € Grundgebühr, wenn Sie ausschließlich den Lohn auslagern.

Kein Ausfallrisiko

Urlaub, Krankheit, Kündigung: Bei uns ist die Vertretung Teil der Leistung. Der Abrechnungstermin wartet nicht, bis jemand zurück ist.

So läuft die Übergabe: Sie stellen uns die Lohnkonten des laufenden Jahres, die letzten Abrechnungen und die Krankenkassen-Angaben bereit – als DATEV-Export oder in unserer Vorlage. Wir richten die Firmenstammdaten ein (15 €) und jeden Mitarbeiter (15 €), beantragen bei Bedarf Betriebsnummer und Unternehmensnummer (je 30 €) und rechnen ab dem vereinbarten Monat ab. Der Wechsel ist auch mitten im Jahr möglich; zum Jahreswechsel ist er am einfachsten.

Was bei Ihnen bleibt: alle Entscheidungen. Wer eingestellt wird, was gezahlt wird, welche Zulagen es gibt – das legen Sie fest. Wir setzen es um, weisen auf Fallstricke hin und melden uns, bevor etwas falsch läuft. Zuschläge für Schicht-, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Tarifbindung rechnen wir mit einem Aufpreis von 5 € je betroffenem Mitarbeiter ab, die digitale Personalakte kostet 3 € je Mitarbeiter und ist in Kombination mit der Lohnbuchhaltung enthalten.

Was eine eigene Lohnkraft wirklich kostet

Die ehrliche Rechnung beginnt nicht beim Gehalt, sondern bei den Arbeitgeberkosten: rund 21 % Sozialversicherungsanteile, dazu Umlagen und Berufsgenossenschaft. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden liegt damit schnell bei 30.000 € im Jahr, ein Minijob 2026 bei rund 790 € im Monat für etwa 43 Stunden – ab 2027 eher bei 860 €.

Dazu kommen Posten, die selten mitgerechnet werden: die Lizenz für das Lohnprogramm, die jährlichen Updates, Fortbildung für einen Bereich, in dem sich jedes Jahr etwas ändert, und die Einarbeitung, wenn die Person wechselt. Lohnabrechnung ist kein Wissen, das man einmal erwirbt.

Der entscheidende Posten ist aber das Ausfallrisiko. Abrechnungstermine und Meldefristen verschieben sich nicht, wenn jemand krank wird. In kleinen Betrieben gibt es für diesen Fall meist keinen Plan B – und der Zeitpunkt, zu dem das auffällt, ist immer der ungünstigste.

Die Grenze unserer Befugnis – und warum sie Ihnen nützt

Wir sind selbstständige Buchhalter mit der Befugnis nach § 6 Nr. 4 StBerG: laufende Lohnabrechnung, laufende Buchführung, Meldungen und Auswertungen dürfen wir übernehmen. Steuerliche Beratung, Jahresabschluss und Steuererklärungen dürfen wir nicht – dafür brauchen Sie einen Steuerberater.

Diese Trennung ist kein Nachteil, sondern der Grund für den Preis: Routinearbeit wird nicht zu Beratungssätzen abgerechnet. Ihr Steuerberater bekommt fertige Daten und konzentriert sich auf das, wofür er wirklich gebraucht wird. In Summe zahlen die meisten Betriebe dadurch weniger als bei der Vollauslagerung an eine Kanzlei.

Was wir sehr wohl tun: hinweisen. Wenn uns in Ihren Lohndaten etwas auffällt – eine Konstellation, die zur Sozialversicherungspflicht führt, eine Zulage, die steuerfrei möglich wäre, eine Grenze, die bald erreicht wird – sagen wir es Ihnen. Die Entscheidung und, wo nötig, die Beratung liegen woanders.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Wie kommen die monatlichen Daten zu Ihnen?

So, wie es bei Ihnen ohnehin anfällt: als Export aus Ihrer Zeiterfassung, als Tabelle oder formlos für die wenigen Änderungen. Bei gleichbleibenden Gehältern melden Sie nur, was sich ändert – Eintritte, Austritte, Fehlzeiten, Sonderzahlungen.

Bekommen meine Mitarbeiter ihre Abrechnung digital?

Ja, über ein eigenes Personal-Portal mit persönlichem Zugang. Das spart Ihnen das Verteilen und erfüllt gleichzeitig einen Teil dessen, was ab 2027 ohnehin verlangt wird: elektronisch geführte Entgeltunterlagen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung?

Wir stellen die angeforderten Unterlagen und Auswertungen bereit und begleiten die Prüfung fachlich. Weil die Unterlagen digital und vollständig vorliegen, ist das in der Regel eine Frage von Stunden statt von Tagen im Aktenkeller.

Wie lange dauert die Umstellung?

In der Regel wenige Tage. Länger dauert es nur, wenn Betriebsnummer oder Unternehmensnummer erst beantragt werden müssen – dafür sollten Sie ein bis zwei Wochen einplanen.

Gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist?

Keine Mindestlaufzeit. Preisänderungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vorher an, und bei einem Wechsel geben wir Ihre Daten selbstverständlich als Export heraus – dieselbe Offenheit, die wir beim Wechsel zu uns erwarten.